Berechnungen mit Datum und Uhrzeit

Datums- und Uhrzeitwerte

Excel hat einen integrierten „Kalender“, der am 01.01.1900 beginnt. Dieser Tag entspricht der Zahl 1. Jeder weitere Tag addiert 1 zu diesem Wert hinzu. So entspricht z.B. der 04.01.1900 der Zahl 4, der 21.02.2020 entspricht der Zahl 43882.

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Jeder Tag ist ein Ganzes und damit so groß wie die Zahl 1. Da ein Tag 24 Stunden hat, entspricht eine Stunde dem Wert 1/24.

Da also jede Zeitangabe einer seriellen Zahl entspricht, kann Excel mit diesen Zahlen rechnen, z.B. die Differenz zwischen zwei Zeitangaben. Dabei ist es besonders wichtig, die richtige Zahlenformatierung zu beachten, denn Excel übernimmt in manchen Fällen für das Ergebnis die Formatierung der Ausgangszellen. Meist muss das Ergebnis im Standardformat formatiert werden.

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Zeitabstand zwischen zwei Datumsangaben berechnen:

Hier wird eine Differenz zwischen den beiden Datumsangaben gebildet. (Späteres Datum – früheres Datum, =B1-A1). Als Ergebnis erhalten Sie die Anzahl der Tage zwischen den Datumsangaben. Falls das Ergebnis als Datum angezeigt wird, muss die Zelle noch im Standardformat formatiert werden.

Aktuelles Datum eingeben:         Strg + Punkt(.)

Aktuelles Datum aktualisierbar:         =HEUTE()

Aktuelle Uhrzeit eingeben:       Strg + Shift + Punkt(.)

 Beispieldatei: Zeitberechnung.xlsx

In dieser Beispieldatei werden verschiedene Zeitberechnungen demonstriert. Das ist in Excel sehr gut möglich, weil das Programm jede Datums- und Zeitangabe im Hintergrund als eine serielle Zahl speichert. Diese serielle Zahl kann man sehen, wenn man eine Zelle mit Datum im Standardformat formatiert.

Um Datumsangaben zu erfassen, ist die Eingabe mit Punkt möglich (Tag.Monat.Jahr) oder auch die Eingabe mit Schrägstrich (Tag/Monat/Jahr). Beides wird von Excel als Datum erkannt und im eingestellten Datumsformat dargestellt. (Dieses ist abhängig von den Ländereinstellungen in der Systemsteuerung von Windows.)

(Die Datumseingabe ohne Punkt ist in Excel problematisch, weil dadurch ein anderer Zahlenwert entsteht. Es gibt zwar Möglichkeiten der Formatierung, aber der entstandene andere Zahlenwert muss dann wieder mit Funktionen umgerechnet werden, falls der Wert für weitere Berechnungen genutzt werden soll.)

Tage zwischen zwei Datumsangaben berechnen

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In unserem Beispiel soll errechnet werden, wie viele Tage zwischen den beiden Datumsangaben liegen. Dazu wird eine Differenz gebildet.
Zelle D4:              =B4-A4 (Späteres Datum -früheres Datum, größere Zahl – kleinere Zahl), als Ergebnis erhalten wir die Anzahl der Tage.

In Zelle E4 sollen diese errechneten Tage jetzt in Jahre umgerechnet werden. Dafür gibt es in Excel mehrere Möglichkeiten. Hier erfolgt die Division durch 365,25 (365 Tage des Jahres + ein Schalttag auf vier Jahre aufgeteilt.) Damit erhalten wir ein Ergebnis, welches sehr nah am exakten Wert liegt.

Zelle E4:              =D4/365,25        als Ergebnis erhalten wir die Anzahl der Jahre.
Alternative: die Funktion BRTEILJAHRE. Diese Funktion liefert auch die Anzahl der Jahre.

Das Alter einer Person berechnen

Um das Alter einer Person zu berechnen stehen uns in Excel verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Ich möchte an dieser Stelle die Funktion DATEDIF verwenden. Obwohl es die in Excel offiziell gar nicht gibt. Sie ist laut Microsoft-Support nur aus Kompatibilitätsgründen enthalten. Wir bekommen aber für die Funktion DATEDIF keine Hilfe über den Funktionsassistenten und auch in der Hilfefunktion sucht man sie vergeblich. Und doch funktioniert sie und ist auch irgendwie unentbehrlich.

Die Funktion DATEDIF muss komplett manuell eingegeben werden.

=DATEDIF(Anfangsdatum;Enddatum;Einheit)

Das Anfangsdatum steht bei uns in der Zelle A9, das Enddatum in der Zelle B9. Für die Angabe „Einheit“ sind unter anderem folgende Werte möglich:
„d“  für Tage (Days)
„m“  für Monate (Months)
„y“  für Jahre (Years)
Die Funktion DATEDIF arbeitet mit den englischen Begriffen.

Entsprechend der Eingabe erhält man als Ergebnis die Tage, Monate oder Jahre. (Die Funktion DATEDIF bietet auch noch weitere Möglichkeiten, auf die ich an dieser Stelle nicht eingehe.)

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In der Zelle D9 wird mit DATEDIF das Alter in Tagen berechnet, in Zelle E9 wird das Alter in Monaten berechnet und in Zelle F9 das Alter in Jahren. Wir erhalten jeweils ganze Zahlen als Ergebnis.

Tag, Monat, Jahr und Wochentag aus einem Datum ermitteln

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Da sich in Excel hinter einem Datum immer nur dessen serielle Zahl verbirgt, muss man Funktionen verwenden, um daraus Tag, Monat und Jahr zu ermitteln. Dafür stehen uns auch die entsprechenden Funktionen zur Verfügung. Die Funktionen beziehen sich jeweils auf das Datum in der Zelle A14.

Zelle D14:           =Tag(A14)
Zelle E14:            =Monat(A14)
Zelle F14:            =Jahr(A14)

Wir erhalten das Ergebnis als ganze Zahlen.

In Zelle G14 soll der Wochentag ermittelt werden, die Funktion WOCHENTAG ermittelt das Ergebnis als Zahl. Wochentage werden aber in unterschiedlichen Kulturkreisen unterschiedlich gezählt. Deshalb müssen wir in der Funktion angeben, an welchem Wochentag wir mit dem Zählen beginnen wollen.

Zelle G14:           =WOCHENTAG(A14;2)    Die erste Angabe bezieht sich auf die Zelle mit dem Datum, die Angabe „2“ gibt die Zählweise an. Wir teilen Excel auf diese Weise mit, dass der Montag für uns der erste Wochentag ist. Ohne die „2“ erhalten wir ein falsches Ergebnis. Da unser Datum ein Freitag ist, erhalten wir als Ergebnis eine 5.

In Zelle H14 soll der Wochentag als Wort angezeigt werden. Wir benutzen dazu eine benutzerdefinierte Formatierung. In der Zelle H14 wird nochmal das Datum aus Zelle A4 angezeigt. Markieren Sie die Zelle H14 und rufen Sie das Dialogfeld „Zellen formatieren“ auf (z.B. mit Strg+1).

Wählen Sie die Kategorie „Benutzerdefiniert“ und geben Sie rechts im Feld Typ folgenden Formatcode ein: „TTTT“. Der Buchstabe T steht für den Tag und vier große T stellen den Wochentag als Wort dar. Als Ergebnis erhalten wir den Wochentag als Wort ausgeschrieben.

Bei dieser Vorgehensweise bleibt der Inhalt der Zelle die serielle Zahl, die Grundlage für das Datum ist. Damit könnte ich dann also auch noch weiter rechnen.

Eine weitere Möglichkeit, den Wochentag ausgeschrieben als Wort darzustellen, ist die Verwendung der Funktion TEXT.

=TEXT(A14;“TTTT“)

Als erstes Argument wird die Zelle des Datums angegeben und als zweites Argument die gewünschte Formatierung des Wortes. Hier brauchen wir wieder den Formatcode „TTTT“, um den Wochentag ausgeschrieben darzustellen. Die Funktion TEXT wandelt dabei die serielle Zahl des Datums in einen Text um, mit diesem Ergebnis kann ich später keine Berechnungen mehr durchführen, denn Excel kann natürlich nur mit Zahlen rechnen.

Zeitabstände ermitteln

Zeitangaben müssen in Excel immer mit Doppelpunkt eingegeben werden. Nur dann erkennt Excel die Zeitangabe richtig. (Stunde:Minute:Sekunde). Die Angabe ist auch ohne die Sekunden möglich.

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Um den Abstand zwischen den beiden Uhrzeiten zu ermitteln, wird eine Differenz gebildet.

Zelle D20:           =B20-A20

Das Ergebnis wird wieder als Zeit angezeigt. Falls es keine Zeitangabe ist, kann der Zelle die Formatierung „Zeit“ zugewiesen werden.

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