Beispieldatei: Geburtstagskalender

Natürlich kann man Datenlisten in Excel sortieren, z.B. alphabetisch oder nach der Größe der Werte. Das trifft auch auf Datumsangaben zu. Denn Datumsangaben werden bei Excel fortlaufend gezählt. Der 01.01.1900 ist der Tag Nummer 1. Jeder darauf folgende Tag trägt die nächste fortlaufende Zahl. So ist also der 02.01.1900 der Tag Nummer 2. Und immer so weiter. Der 01.01.2021 ist der Tag Nummer 44197. Das können Sie in Excel leicht nachprüfen, indem Sie eine Zelle, die ein Datum enthält, im Standartformat formatieren. Es wird die fortlaufende Zahl des Datums angezeigt. Die Formatierung im Datumsformat zeigt dann wieder das uns bekannte Datum an.

Das führt dazu, dass man Datumsangaben in Excel auch nur der Größe nach sortieren kann, also vom frühesten zum spätesten Datum oder umgekehrt.

So gehen Sie beim Sortieren vor:

Excel bietet uns umfangreiche Möglichkeiten an, Datenlisten zu sortieren. Sie finden im Register Daten die Befehle zum Sortieren:

Wichtig ist, dass es in Ihrer Datenliste keine leeren Zeilen oder Spalten gibt. Nur so kann Excel die Ausmaße der Liste richtig erkennen. Verzichten Sie also auf „verschönernde“ Leerzeilen.

Um zu sortieren brauchen Sie nur eine Zelle in der Spalte anzuklicken, nach der Sie sortieren wollen und dann den Befehl A-Z anklicken oder Z-A. Damit kann nach dem Namen oder nach dem Geburtsdatum sortiert werden. Allerdings kann man das Datum so nur der Größe nach sortieren.

Unsere Liste soll aber in der Reihenfolge sortiert werden, in der die Personen im Laufe des Jahres Geburtstag haben. Da sich hinter jedem Datum aber nur die serielle Zahl des Datums verbirgt, kann nur aufsteigend oder absteigend sortiert werden und nicht nach Monat oder Tag.

Wenn wir nach Monat, Tag und Jahr sortieren wollen, ist es nötig, die Geburtsdaten mit Funktionen in Tag, Monat und Jahr aufzuteilen. (Oder auf eine andere Weise dafür zu sorgen, dass diese Werte in separaten Spalten stehen.) Erst wenn die Daten für Tag, Monat und Jahr in separaten Spalten stehen, kann auch nach diesen Werten sortiert werden.

Tag, Monat und Jahr ermitteln

Dafür werden die Funktionen verwendet.

Zelle C4:              =TAG(B4)
Zelle D4:             =MONAT(B4)
Zelle E4:              =JAHR(B4)

Natürlich können die Funktion mithilfe der Ausfüllfunktion nach unten kopiert werden.

Damit stehen die Werte für Tag, Monat und Jahr in unterschiedlichen Spalten zur Verfügung und können nun zum Sortieren benutzt werden.

Nach Monat, Tag und Jahr sortieren

In der oben stehenden Abbildung habe ich die Funktion „Formeln anzeigen“ benutzt. Deshalb wird das Geburtsdatum als serielle Zahl angezeigt und die Funktionen in den Spalten C, D und E sind zu sehen.

Zum Sortieren markieren Sie die gesamte Liste oder klicken Sie nur eine einzelne Zelle im Listenbereich an. Excel erkennt dann automatisch, wie weit die Liste reicht. (Bitte markieren Sie nicht eine einzelne Spalte der Liste. Das könnte zu einer falschen Sortierung führen und bringt möglicherweise Ihre Daten durcheinander.)

Den Befehl zum Sortieren finden Sie im Register Daten.

Register Daten/Sortieren

Das Dialogfeld Sortieren wird angezeigt. Wenn Ihre Daten Überschriften haben, dann muss das entsprechende Kontrollkästchen aktiviert sein. (Damit die Überschriften beim Sortieren oben bleiben.)

Eine Sortierebene ist vorgegeben. Im Feld Sortieren nach wählen Sie das Feld Monat aus sowie die weiteren Einstellungen.

Um nach weiteren Kriterien zu sortieren, klicken Sie links oben auf die Schaltfläche Ebene hinzufügen.

Hier können die Sortierkriterien eingegeben werden.

Dadurch wird jeweils eine weitere Eingabezeile für eine weitere Sortierebene angezeigt. Diese Kriterien können hier nach Ihren Wünschen festgelegt werden.

Wir sortieren zuerst nach Monat, dann nach Tag, dann nach Jahr. Damit sind unsere Daten in der Reihenfolge sortiert, wie die Personen im Laufe des Jahres Geburtstag haben.

Wenn Sie noch komplexere Daten benutzen, können auch noch mehr Sortierebenen eingefügt werden.