Datenabfragen und Datenauszüge

Wie können Abfragen formuliert werden? 

In Excel wird dieser Vorgang »Filtern« genannt. Manchmal sind sogar mehrfache Filterungen notwendig, um die Daten zu finden, die Ihre Frage beantworten können. Es stehen grundsätzlich zwei verschiedene Verfahren zur Verfügung: einfaches Filtern und Spezialfilter. Einfaches Filtern ist für schnelle, aber relativ einfache Abfragen gedacht. Spezialfilter dagegen erlaubt komplexere Abfragen, ist im Verfahren aber etwas umständlicher und entspricht teilweise noch den Verfahren aus den älteren Excel-Versionen.

Relevante Daten herausfiltern

Beispieldatei: Pivot-Umsatzliste.xlsx

Unsere Beispielliste enthält Umsatzdaten.

  • Um die gesuchten Daten auszufiltern, wird zunächst der Zellzeiger in eine beliebige Zelle der Tabelle gesetzt. Die Funktion setzt wieder voraus, dass die Tabelle eine Kopfzeile mit Spaltennamen enthält.
  • Wird der Befehl Daten/Sortieren und Filtern/Filtern aufgerufen, erscheinen beim Namen jeder Spalte der Tabelle die Schaltflächen für die Filterfunktion.
Die Datenliste mit den Filtersymbolen

Wird einer dieser Pfeile angeklickt, werden jedes Mal alle unterschiedlichen Werte, die in dieser Spalte vorkommen, zur Auswahl gestellt und zusätzlich spezielle Auswahlkriterien.

Im Filterfeld Einträge auswählen

In der Liste werden alle in dieser Spalte enthaltenen Inhalte angezeigt (max. 1024), aus diesen kann man auswählen. Dazu werden nur die gewünschten Kontrollkästchen aktiviert. Es ist auch möglich, den gewünschten Begriff in das Feld „Suchen“ einzugeben.

Bei gefilterten Daten werden die Zeilennummern in blau angezeigt.

Es werden nur noch die gewünschten Daten angezeigt. Alle Daten, die nicht das gesetzte Filterkriterium erfüllen, werden vorübergehend ausgeblendet. Sie sehen dies daran, dass die Zeilennummern der angezeigten Datensätze unverändert geblieben sind. Die Zeilennummern sind jetzt blau. Excel blendet beim Filtern immer ganze Zeilen aus. Aus diesem Grund sollten Sie es vermeiden, Spalten neben der Tabelle für andere Daten zu benutzen. Die Filterschaltfläche der Spalte, die für das Filtern benutzt worden ist, erhält ein Filtersymbol, sodass Sie sich nicht merken müssen, in welcher Spalte Sie einen Filter gesetzt haben.

Mehrfach filtern 

Sie können solche Filter in mehreren Spalten einsetzen. Als Ergebnis werden nur die Daten angezeigt, die allen angegebenen Kriterien entsprechen.

Filtern rückgängig machen 

Die Filterung einer Tabelle kann in drei Stufen rückgängig gemacht werden, je nachdem, was anschließend geschehen soll:

  • Mit der Listenfeld-Option Alles auswählen wird die Filterung für die einzelne Spalte aufgehoben. Filter in anderen Spalten bleiben davon unberührt.
  • Sollen die Filtern-Pfeile erhalten bleiben und nur die aktuelle Filterung aufgehoben werden, benutzen Sie in der Gruppe Sortieren und Filtern den Befehl Löschen.
  • Um die Filterung insgesamt aufzuheben und auf einen Schlag wieder alle Datensätze anzuzeigen, kann die Schaltfläche Filtern in der Gruppe Sortieren und Filtern erneut angeklickt werden.

Die Ersten und die Letzten 

Wenn Sie schnell mal wissen wollen, welches die zehn höchsten Einzelumsätze sind, müssen Sie in der Spalte Umsatz nur die Option Zahlenfilter/Top 10 wählen. Es erscheint ein kleines Dialogfeld, das Sie in diesem Fall allein bestätigen müssen.

Dialogfeld des Top-10-Filterns

Das Dialogfeld erlaubt aber auch andere Auswahlmöglichkeiten. Unter Einblenden lassen sich statt der Obersten auch die Untersten auswählen. Sie können die Auswahl auch auf eine andere Anzahl einschränken oder ausweiten.

Statt der zehn besten Elemente in der Tabelle lassen sich auch beispielsweise die besten 10  % abfragen, wenn Sie im dritten Feld Prozent statt Elemente auswählen.

Filtern nach Zellwert, Zellfarbe oder Symbol 

Ähnlich wie bei der Sortierung können auch beim Filtern in Excel Zellfarben, Schriftfarben und zugeordnete Symbole als Filterkriterien verwendet werden. Wenn beispielsweise in einer Spalte mit einer bedingten Formatierung manuell unterschiedliche Zellfarben vergeben sind, markieren Sie einfach die Zelle mit der Farbe, die Sie herausfiltern wollen, und benutzen dann über das Kontextmenü den Befehl Nach Farbe der ausgewählten Zelle filtern. Die Symbole werden übrigens über die bedingte Formatierung zugewiesen.

Hier können Sie nach Zellfarben oder Zellsymbolen filtern.

Filter kombinieren 

Anstelle einzelner Filterbedingungen können auch kombinierte oder alternative Filter für jede Spalte einzeln formuliert werden. Wir möchten wissen, welche Artikel einen Einzelpreis zwischen 100 € und 150 € haben.

  • Um eine Antwort auf diese Frage zu finden, müssen Sie zunächst in der Spalte Einzelpreis die Option Zahlenfilter/Benutzerdefinierter Filter anklicken.
  • Excel öffnet ein Dialogfeld, in dem bis zu zwei auf die Spalte bezogene Kriterien möglich sind. Diese Kriterien werden in Form eines logischen Vergleichs eingetragen, d. h., der Inhalt jeder Zelle in der betreffenden Spalte wird mit einem bestimmten Wert verglichen.
  • Das Dialogfeld enthält schon den Feldnamen der ausgewählten Spalte. Sie wählen den Vergleichsoperator durch einen Klick auf den ersten Pfeil. Die Vergleichsoperatoren sind in Texte übersetzt worden: entspricht für =, ist größer als für > usw. In diesem Fall wählen Sie ist größer als.
  • Im nächsten Eingabefeld wählen Sie den Vergleichswert aus der Liste oder Sie geben den Vergleichswert – hier 100 – direkt ein.
  • Um die zweite Bedingung einzugeben, klicken Sie erst Und aus und dann den Operator ist kleiner als sowie den Wert 150.

Nur einfache Vergleiche möglich

Leider erlaubt das Filtern-Dialogfeld keine Vergleiche mit Werten in anderen Spalten. Ein Filter wie Bestand < Mindestbestand kann hier nicht eingegeben werden. Für solche Vergleiche muss die Funktion Spezialfilter benutzt werden.

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