Beispieldatei: Umsatzliste_Pivot.xlsx

Eine Pivot-Tabelle ist ein leistungsfähiges Werkzeug, welches Excel zur Analyse von Daten anbietet.

Dabei werden die Daten nach bestimmten Gruppen zusammengefasst und Berechnungen zur Auswertung durchgeführt.

In unserem Beispiel soll ermittelt werden, wieviel Umsatz jeder Verkäufer in jedem Monat generiert hat. Wichtig ist, dass die Datenspalten (Felder) eine eindeutige Überschrift haben und dass es in der Liste keine komplett leeren Zeilen und komplett leeren Spalten gibt. Nur so kann Excel die Daten mit einer Pivot-Tabelle auswerten.

Um eine Pivot-Tabelle zu erzeugen, markieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb der Datenliste. Wählen Sie dann aus dem Register Einfügen den Befehl Pivot-Tabelle.

Excel zeigt das oben abgebildete Dialogfeld an. Das Programm hat automatisch die Ausmaße der Datenliste erkannt und den Bereich bereits in das entsprechende Feld eingetragen.

Es sind weitere Voreinstellungen möglich. Wenn man die Einstellung nicht verändert, wird die Pivot-Tabelle auf einen neuen Tabellenblatt erzeugt. Bestätigen Sie mit OK.

Auf dem neuen Blatt erhalten Sie links einen Platzhalter für die Pivot-Tabelle angezeigt, auf der rechten Seite den Arbeitsbereich. Er enthält eine Feldliste (Liste der Spaltenüberschriften aus der Datenliste) sowie die Bereiche für die Pivot-Tabelle (Filter, Zeilen, Spalten, Werte).

Außerdem zeigt Excel bei aktivierter Pivot-Tabelle die Register Pivot-Table-Analyse und Entwurf an. (Falls diese Register nicht angezeigt werden, klicken Sie mit der Maus in den Pivot-Bereich.)

Nun kann die Pivot-Tabelle gestaltet werden.

Unsere Tabelle soll zunächst die Namen der Verkäufer und die Summe der erreichten Umsätze für jeden Verkäufer anzeigen.

Klicken Sie dazu mit der Maus in der Feldliste auf den Feldnamen Verkäufer und ziehen Sie ihn bei gedrückter linker Maustaste in den Bereich Zeilen. Dadurch werden die Einträge aus diesem Feld als Zeilenbeschriftungen der Pivot-Tabelle angezeigt.

Klicken Sie dann mit der Maus auf den Feldnamen Umsatz und ziehen Sie ihn in den Bereich Werte. Excel fasst die Werte aus diesem Feld nun automatisch nach Verkäufern zusammen und zeigt die Summe der Umsätze für jeden Verkäufer in der Pivot-Tabelle an.

Dabei erzeugt Excel automatisch Spaltenüberschriften, die Sie aber ändern können. Sie müssen aber immer eindeutig sein und dürfen nicht doppelt vergeben werden.

Excel verwendet standardmäßig die Funktion Summe zur Zusammenfassung der Daten. Bei Bedarf können Sie aber einstellen, dass andere Funktionen wie Mittelwert oder Anzahl verwendet werden.

Unsere erste Pivot-Tabelle soll aber noch bearbeitet werden. Wir benötigen noch eine Aufteilung der Umsätze nach Monaten. Sofern eine Feld mit einem Datum in der Datenliste vorhanden ist, kann man die Daten sehr komfortabel auf bestimmte Zeiträume aufteilen.

Dazu soll unsere Tabelle umgestaltet werden, die Verkäufer sollen als Spaltenüberschriften angezeigt werden und die Monate als Zeilenbeschriftung.

Ziehen Sie den Feldnamen Verkäufer aus dem Bereich Zeilen in den Bereich Spalten und den Feldnamen Datum aus der Feldliste in den Bereich Zeilen.

Die Verkäufer werden nun als Spaltenbeschriftungen angezeigt und die Monate als Zeilenbeschriftungen. Excel hat die Datumsangaben an dieser Stelle automatisch nach Monaten gruppiert.

Ältere Excel-Versionen führen die Gruppierung der Datumsangaben nicht automatisch durch, dann sieht es so aus:

In diesem Fall klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Datum in der Spalte A und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Gruppieren.

Wählen Sie hier im Dialogfeld Gruppierung die Einträge Monate und Jahre aus. Man kann mehrere Einträge anklicken. Bei Bedarf können Sie zusätzlich nach Quartalen und Jahren gruppieren.

So sieht das Ergebnis aus. Über die Schaltfläche mit dem Minus vor dem Monatsnamen können Sie die einzelnen Datumsangaben ausblenden, so dass nur noch die Monatszahlen zu sehen sind.