Beispieldatei: Zählenwenn-Anwesenheitsliste.xlsx
Die Funktion ZÄHLENWENN gibt die Anzahl der nichtleeren Zellen in einem Bereich wieder, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Suchkriterien können eine Zahl, ein Ausdruck oder eine Zeichenfolge sein.
=ZÄHLENWENN(Bereich;Suchkriterium) z.B. alle Arbeitstage zählen:
Im Beispiel ist die Anwesenheit der Mitarbeiter mit x, k und u erfasst worden. Die Anzahl der Arbeitstage, Urlaubstage und Krankheitstage soll nun ermittelt werden. Dazu wird die Funktion „Zählenwenn“ verwendet.
Formel in Zelle H8:
=ZÄHLENWENN(C8:G8;“x“)
Die Formel bezieht sich auf den Suchbereich C8:G8, das Suchkriterium ist „x“. Da das ein Text ist, muss er in Anführungszeichen stehen. Für die Urlaubstage und Krankheitstage wird dann als Suchkriterium „u“ bzw. „k“ verwendet.
So eine Liste kann man natürlich gut als Vorlage für das Erfassen weiterer Anwesenheiten benutzen. Aber die Funktion Zählenwenn kann nur dann exakt arbeiten, wenn die Eingabe in den Suchbereich mit den richtigen Werten erfolgt. (Nur x, k und u)
Deshalb muss sichergestellt sein, dass die ausfüllenden Personen auch nur diese Eingaben vornehmen und keine anderen kreativen Texte hineinschreiben, wie z.B. „Kk“ für Kind krank oder „x/2“, falls jemand den halben Tag anwesend war. Das würde dazu führen, dass falsche Ergebnisse entstehen.
Um zu verhindern, dass Benutzer Werte eingeben, die die Formeln nicht verarbeiten können, ist es möglich, die erlaubten Werte einzuschränken, so dass die Eingabe unzulässiger Werte ausgeschlossen wird. Benutzen Sie im Register Daten den Befehl Daten überprüfen.
Gültige Werte festlegen, Eingabe unzulässiger Werte verhindern
Dazu kann eine Drop-Down-Liste verwendet werden. Dadurch können nur die festgelegten Werte eingegeben werden.
Erstellen einer Drop-Down-Liste für den Eingabebereich
- Erstellen Sie eine Liste mit den erlaubten Werten für die Eingabe. Diese kann sich auch auf einem anderen Tabellenblatt befinden.
- Klicken Sie auf Register Daten/ Datenüberprüfung
- Wählen Sie: Zulassen: Liste
- Quelle: Zellbereich mit den erlaubten Werten mit der Maus markieren, oder dem Bereich vorher einen Namen geben und den Namen verwenden (mit „=“), mit OK bestätigen.
- Sie erhalten beim Anklicken der Zelle die Schaltfläche für die Drop-Down-Liste.
Jetzt können nur noch die Werte aus der Liste eingegeben werden.